INOVASI UNTUK MEMINIMALISIR SISTEM LAYANAN TERBUKA DAN SISTEM LAYANAN TERTUTUP DI PERPUSTAKAAN

INOVASI UNTUK MEMINIMALISIR SISTEM LAYANAN TERBUKA DAN SISTEM LAYANAN TERTUTUP DI PERPUSTAKAAN   

       A.    Pengertian Sistem Layanan Terbuka Perpustakaan

                   Sistem layanan terbuka adalah sistem yang memberikan kebebasan kepada pengunjung untuk memasuki ruang koleksi dan memilih sendiri koleksi yang dibutuhkannya. Sistem layanann terbuka, perpustakaan memberi kebebasan kepada penggunanya untuk dapat masuk dan memilih sendiri koleksi yang diperlukannya di rak buku. Tujuan akses layanan terbuka ini adalah memberikan kesempatan kepada pengguna perpustakaan untuk mendapatkan koleksi seluas-luasnya, tidak hanya sekedar membaca-baca di rak, tetapi juga mengetahui berbagai alternatif dari pilihan koleksi yang ada di rak. Oleh karena itu, penataan ruang koleksi perlu diperhatikan.

Dalam sistem layanan terbuka Perpustakaan memberi kebebasan kepada pemustaka untuk langsung melakukan browsing ke jajaran koleksi. Petugas hanya akan mencatat apabila bahan pustaka akan dipinjam atau dikembalikan. Jadi, dalam sistem ini pemustaka tidak harus menelusur koleksi terlebih dahulu melalui katalog yang disediakan, tetapi bisa langsung ke jajaran koleksi untuk memilih dan mengambil koleksi sesuai kebutuhan.

      B.    Pengertian Sistem Layanan Tertutup Perpustakaan

Sistem layanan tertutup adalah sistem layanan yang membatasi pemustaka untuk melakukan browsing ke jajaran koleksi atau rak penyimpanan bahan pustaka. Oleh karena dalam sistem ini pemustaka tidak diperbolehkan mengambil langsung bahan pustaka yang dibutuhkan maka petugaslah yang akan membantu pemustaka dalam mengambil bahan pustaka yang dibutuhkan.

Akses layanan tertutup memiliki arti pengguna tidak boleh langsung mengambil koleksi bahan pustaka yang diinginkannya di rak melainkan harus melalui pustakawan perpustakaan. Pengguna dapat memilih koleksi bahan pustaka yang diinginkannya melalui katalog yang disediakan. Sistem ini ditujukan untuk koleksi khusus yang keberadaannya perlu memperoleh pengamanan. Misalnya jumlah eksemplarnya yang terbatas atau koleksi yang bersifat langka. Akses layanan tertutup ini akan membuat pustakawan menjadi sibuk karena harus mencari bahan pustaka di rak, terutama pada jam-jam sibuk pada saat banyak pengguna yang memerlukan bahan pustaka.

     C.    Kelebihan dan Kekurangan Sistem Layanan Terbuka dan Tertutup Perpustakaan

          Kelebihan sistem layanan terbuka perpustakaan antara lain sebagai berikut:

1. Pemustaka bebas memilih bahan pustaka yang dibutuhkan langsung pada jajaran koleksi. Apabila pemustaka sudah terbiasa menggunakan perpustakaan dan membutuhkan koleksi dengan subjek yang sama maka pemustaka yang sudah hafal letak jajaran koleksi dapat langsung memilih dan mengambil koleksi yang dibutuhkan di rak.
2. Oleh karena pemustaka bebas memilih koleksi langsung di jajaran maka terdapat kemungkinan bahwa pemustaka dapat menemukan koleksi lain yang sesuai atau menarik minat. Hal ini tentu dapat meningkatkan minat baca pemustaka.
3. Apabila koleksi yang diinginkan tidak ada, pemustaka dapat langsung mencari koleksi atau alternatif lain dengan subjek yang sama pada jajaran koleksi secara cepat. 
4. Tidak memerlukan petugas yang banyak untuk melayani pengambilan koleksi.

Berikut ini, kekurangan dari sistem layanan terbuka yaitu:

1. Susunan jajaran koleksi menjadi sulit teratur. Hal ini dikarenakan pemustaka dengan bebas mengambil dan memilih sendiri koleksi. Padahal dalam proses tersebut, saat pemustaka melakukan browsing langsung ke rak, kemudian melihat-lihat isi bahan pustaka dan mengembalikan langsung ke jajaran setelah dibaca singkat, kemungkinan terjadi kesalahan peletakan koleksi ke jajaran (penggerakan) sangat tinggi. Untuk menekan kemungkinan ini maka perpustakaan perlu menyediakan rambu peringatan bagi pemustaka, seperti ‘Dilarang meletakkan koleksi yang telah selesai dibaca langsung ke raknya’ atau ‘Harap menaruh koleksi yang telah selesai di baca di meja baca’.      
2. Kemungkinan bahan pustaka hilang lebih tinggi. Hal ini dikarenakan kemungkinan tidak semua pemustaka memiliki kesadaran perlunya menjaga koleksi sebagai milik bersama. Apabila pemustaka tersebut tidak jujur maka koleksi dapat disembunyikan untuk dibawa pulang. Untuk menekan hal ini perpustakaan sebaiknya dapat menyediakan layanan fotokopi dengan harga terjangkau.
3. Terjadi kerusakan koleksi. Seringnya pemustaka melihat-lihat isi bahan pustaka di rak dalam rangka memilih koleksi yang sesuai dapat menyebabkan koleksi agak ‘keriting’. Kemudian apabila terdapat lagi pemustaka yang tidak jujur, halaman koleksi yang dibutuhkan bisa saja langsung disobek.

     Inovasi yang dapat dilakukan dalam sistem terbuka ini dengan menambah jumlah tenaga pustakawan di perpustakaan sehingga jika ada pemustaka yang sulit mencari buku di rak ada pustakawan yang selalu membantu. Selain itu, dapat pula menerapkan sistem peminjaman online bagi pemustaka yang berada diluar perpustakaan. 

          Kelebihan sistem layanan tertutup perpustakaan antara lain:

1. Jajaran koleksi akan lebih terjaga kerapiannya karena hanya petugas yang boleh masuk ke jajaran koleksi.
2. Kemungkinan terjadinya kehilangan atau kerusakan bahan pustaka dapat diperkecil karena pemustaka tidak dapat mengakses langsung ke jajaran.
3. Ruangan yang dibutuhkan untuk jajaran koleksi tidak terlalu luas karena mobilitas pemustaka atau petugas di antara jajaran lebih rendah.
4. Untuk koleksi yang rentan terhadap kerusakan atau bersifat khusus maka penerapan sistem ini sangat sesuai.

          Kekurangan sistem layanan tertutup perpustakaan antara lain yaitu:

1. Dalam usaha menemukan koleksi, pemustaka hanya dapat membayangkan fisik dan isi bahan pustaka sesuai dengan keterangan yang tercantum pada katalog saja.
2. Oleh karena pemustaka tidak dapat langsung browsing ke jajaran maka agak sulit untuk mencari alternatif lain apabila dokumen yang diperlukan ternyata tidak sesuai dengan yang dibutuhkan.
3. Diperlukan petugas layanan lebih banyak untuk melayani pengambilan koleksi yang dibutuhkan.
4. Apabila petugas terbatas, sedangkan permintaan cukup banyak maka waktu yang diperlukan pemustaka untuk menunggu jadi lebih lama.

       Inovasi yang dapat dilakukan pada sistem tertutup di perpustakaan ini yaitu menerapkan teknologi peminjaman dan pengembalian buku secara otomatis sehingga dengan ada nya sistem peminjam dan pengembalian buku secara otomatis tidak memerlukan banyak tenaga pustakawan.