INOVASI UNTUK MEMINIMALISIR SISTEM LAYANAN TERBUKA DAN SISTEM LAYANAN TERTUTUP DI PERPUSTAKAAN

INOVASI UNTUK MEMINIMALISIR SISTEM LAYANAN TERBUKA DAN SISTEM LAYANAN TERTUTUP DI PERPUSTAKAAN   

       A.    Pengertian Sistem Layanan Terbuka Perpustakaan

                   Sistem layanan terbuka adalah sistem yang memberikan kebebasan kepada pengunjung untuk memasuki ruang koleksi dan memilih sendiri koleksi yang dibutuhkannya. Sistem layanann terbuka, perpustakaan memberi kebebasan kepada penggunanya untuk dapat masuk dan memilih sendiri koleksi yang diperlukannya di rak buku. Tujuan akses layanan terbuka ini adalah memberikan kesempatan kepada pengguna perpustakaan untuk mendapatkan koleksi seluas-luasnya, tidak hanya sekedar membaca-baca di rak, tetapi juga mengetahui berbagai alternatif dari pilihan koleksi yang ada di rak. Oleh karena itu, penataan ruang koleksi perlu diperhatikan.

Dalam sistem layanan terbuka Perpustakaan memberi kebebasan kepada pemustaka untuk langsung melakukan browsing ke jajaran koleksi. Petugas hanya akan mencatat apabila bahan pustaka akan dipinjam atau dikembalikan. Jadi, dalam sistem ini pemustaka tidak harus menelusur koleksi terlebih dahulu melalui katalog yang disediakan, tetapi bisa langsung ke jajaran koleksi untuk memilih dan mengambil koleksi sesuai kebutuhan.

      B.    Pengertian Sistem Layanan Tertutup Perpustakaan

Sistem layanan tertutup adalah sistem layanan yang membatasi pemustaka untuk melakukan browsing ke jajaran koleksi atau rak penyimpanan bahan pustaka. Oleh karena dalam sistem ini pemustaka tidak diperbolehkan mengambil langsung bahan pustaka yang dibutuhkan maka petugaslah yang akan membantu pemustaka dalam mengambil bahan pustaka yang dibutuhkan.

Akses layanan tertutup memiliki arti pengguna tidak boleh langsung mengambil koleksi bahan pustaka yang diinginkannya di rak melainkan harus melalui pustakawan perpustakaan. Pengguna dapat memilih koleksi bahan pustaka yang diinginkannya melalui katalog yang disediakan. Sistem ini ditujukan untuk koleksi khusus yang keberadaannya perlu memperoleh pengamanan. Misalnya jumlah eksemplarnya yang terbatas atau koleksi yang bersifat langka. Akses layanan tertutup ini akan membuat pustakawan menjadi sibuk karena harus mencari bahan pustaka di rak, terutama pada jam-jam sibuk pada saat banyak pengguna yang memerlukan bahan pustaka.

     C.    Kelebihan dan Kekurangan Sistem Layanan Terbuka dan Tertutup Perpustakaan

          Kelebihan sistem layanan terbuka perpustakaan antara lain sebagai berikut:

1. Pemustaka bebas memilih bahan pustaka yang dibutuhkan langsung pada jajaran koleksi. Apabila pemustaka sudah terbiasa menggunakan perpustakaan dan membutuhkan koleksi dengan subjek yang sama maka pemustaka yang sudah hafal letak jajaran koleksi dapat langsung memilih dan mengambil koleksi yang dibutuhkan di rak.
2. Oleh karena pemustaka bebas memilih koleksi langsung di jajaran maka terdapat kemungkinan bahwa pemustaka dapat menemukan koleksi lain yang sesuai atau menarik minat. Hal ini tentu dapat meningkatkan minat baca pemustaka.
3. Apabila koleksi yang diinginkan tidak ada, pemustaka dapat langsung mencari koleksi atau alternatif lain dengan subjek yang sama pada jajaran koleksi secara cepat. 
4. Tidak memerlukan petugas yang banyak untuk melayani pengambilan koleksi.

Berikut ini, kekurangan dari sistem layanan terbuka yaitu:

1. Susunan jajaran koleksi menjadi sulit teratur. Hal ini dikarenakan pemustaka dengan bebas mengambil dan memilih sendiri koleksi. Padahal dalam proses tersebut, saat pemustaka melakukan browsing langsung ke rak, kemudian melihat-lihat isi bahan pustaka dan mengembalikan langsung ke jajaran setelah dibaca singkat, kemungkinan terjadi kesalahan peletakan koleksi ke jajaran (penggerakan) sangat tinggi. Untuk menekan kemungkinan ini maka perpustakaan perlu menyediakan rambu peringatan bagi pemustaka, seperti ‘Dilarang meletakkan koleksi yang telah selesai dibaca langsung ke raknya’ atau ‘Harap menaruh koleksi yang telah selesai di baca di meja baca’.      
2. Kemungkinan bahan pustaka hilang lebih tinggi. Hal ini dikarenakan kemungkinan tidak semua pemustaka memiliki kesadaran perlunya menjaga koleksi sebagai milik bersama. Apabila pemustaka tersebut tidak jujur maka koleksi dapat disembunyikan untuk dibawa pulang. Untuk menekan hal ini perpustakaan sebaiknya dapat menyediakan layanan fotokopi dengan harga terjangkau.
3. Terjadi kerusakan koleksi. Seringnya pemustaka melihat-lihat isi bahan pustaka di rak dalam rangka memilih koleksi yang sesuai dapat menyebabkan koleksi agak ‘keriting’. Kemudian apabila terdapat lagi pemustaka yang tidak jujur, halaman koleksi yang dibutuhkan bisa saja langsung disobek.

     Inovasi yang dapat dilakukan dalam sistem terbuka ini dengan menambah jumlah tenaga pustakawan di perpustakaan sehingga jika ada pemustaka yang sulit mencari buku di rak ada pustakawan yang selalu membantu. Selain itu, dapat pula menerapkan sistem peminjaman online bagi pemustaka yang berada diluar perpustakaan. 

          Kelebihan sistem layanan tertutup perpustakaan antara lain:

1. Jajaran koleksi akan lebih terjaga kerapiannya karena hanya petugas yang boleh masuk ke jajaran koleksi.
2. Kemungkinan terjadinya kehilangan atau kerusakan bahan pustaka dapat diperkecil karena pemustaka tidak dapat mengakses langsung ke jajaran.
3. Ruangan yang dibutuhkan untuk jajaran koleksi tidak terlalu luas karena mobilitas pemustaka atau petugas di antara jajaran lebih rendah.
4. Untuk koleksi yang rentan terhadap kerusakan atau bersifat khusus maka penerapan sistem ini sangat sesuai.

          Kekurangan sistem layanan tertutup perpustakaan antara lain yaitu:

1. Dalam usaha menemukan koleksi, pemustaka hanya dapat membayangkan fisik dan isi bahan pustaka sesuai dengan keterangan yang tercantum pada katalog saja.
2. Oleh karena pemustaka tidak dapat langsung browsing ke jajaran maka agak sulit untuk mencari alternatif lain apabila dokumen yang diperlukan ternyata tidak sesuai dengan yang dibutuhkan.
3. Diperlukan petugas layanan lebih banyak untuk melayani pengambilan koleksi yang dibutuhkan.
4. Apabila petugas terbatas, sedangkan permintaan cukup banyak maka waktu yang diperlukan pemustaka untuk menunggu jadi lebih lama.

       Inovasi yang dapat dilakukan pada sistem tertutup di perpustakaan ini yaitu menerapkan teknologi peminjaman dan pengembalian buku secara otomatis sehingga dengan ada nya sistem peminjam dan pengembalian buku secara otomatis tidak memerlukan banyak tenaga pustakawan. 

Pohon Ilmu dan Science Mapping

https://drive.google.com/file/d/12P2tpl0BtMQ5PedJxuNTAAOHM4jjkH1A/view?usp=drivesdk

Analisis Subjek

ANALISIS SUBJEK

            Klasifikasi yang umum digunakan pada perpustakaan sekarang ini adalah mengunakan klasifikasi fundamental. Artinya, klasifikasi dilakukan berdasarkan fundamental suatu buku, sehingga apa pun perubahan fisik buku, baik warna, tinggi maupun lebar buku, tidak memengaruhi subjek atau isi buku itu sendiri.

            Analisis subjek merupakan hal yang sangat penting dan memerlukan kemampuan intelektual, karena disinilah bahan pustaka ditentukan tempatnya dalam golongannya. Kekeliruan dalam menentukan subjek dapat menyesatkan pengguna. Selanjutnya, subjek tersebut diterjemahkan ke dalam kode tertentu berdasarkan suatu sistem, sehingga setiap bahan pustaka akan mempunyai identitas subjek tertentu pula. Kegiatan ini dinamakan dengan “ deskripsi indeks”.

            Untuk melakukan analisis subjek, penganalisis perlu mengetahui prinsip-prinsip dasarnya. Prinsip-prinsip tersebut dibagi menjadi tiga bagian besar, yang kemudian diperinci kembali ke dalam bagian-bagian yang lebih kecil, tiga bagian besar analisis subyek adalah pada disiplin ilmu, yaitu buku yang dianalisis harus masuk ke dalam disiplin ilmu tertentu, objek bahasan atau fenomena, yaitu setelah ditentukan disiplin ilmu tertentu buku tersebut harus jelas membahas tentang suatu kajian atau fenomena tertentu dalam disiplin ilmu tersebut, dan bentuk, yaitu setelah ditentukan bentuk objek kajian atau fenomenanya dalam suatu bentuk tertentu.  

      a.       Disiplin ilmu

Dalam analisis subjek, pertama kali yang harus ditentukan adalah disiplin ilmu atau bidang ilmu pengetahuan yang dicangkup oleh bahan pustaka yang dianalisis tersebut. Sebagai contoh, buku berjudul “Perkembangan Koperasi Sepuluh Tahun Terakhir”. Maka dapat ditentukan bahwa disiplin ilmu untuk buku ini adalah “Ekonomi”. Kemudian dapat ditentukan pula objek pembahasannya yang juga sebagai fasetnya adalah “koperasi”. Dan konsep ketiga, yang harus ada adalah bentuk, maka bentuk penyajian buku ini adalah sejarah, mengingat unsur waktu atau perkembangan dari waktu ke waktu sangat dominan.

      b.      Objek pembahasan atau fenomena

Objek pembahasan atau fenomena ialah benda atau wujud yang menjadi titik kajian suatu disiplin ilmu. Misalnya, dalam buku berjudul “ pendidikan wanita”, pendidikan merupakan disiplin ilmu dan wanita merupakan objek atau titik kajian dari disiplin ilmu, atau dengan kata lain fenomena atau objek kajian dapat ditentukan setelah disiplin ilmu dalam suatu bahan pustaka sudah ditentukan.

Fenomena yang dikaji oleh berbagai disiplin ilmu dapat dibedakan atas dua kategori. Pertama, objek konkret, misalnya gedung, meja, buku dan lain-lain. Kedua, objek abstrak, mislanya moral, hukum, adab, lain-lain.

      c.       Bentuk

Pembahasan mengenai “bentuk” berbeda dengan konsep subyek yang menunjukkn mengenai tema atau isi suatu bahan pustaka. Konsep bentuk lebih merujuk pada bagaimana penyajian suatu kajian dari bahan pustaka itu. Dalam hal ini dapat dibedakan ke dalam tuga bentuk berikut.

     1.      Bentuk fisik, yaitu sarana yang digunakan dalam menyajikan suatu subyek, misalnya dalam bentuk buku, majalah, pita rekaman, mikrofilm, mikrofis dan lain-lain. Bentuk fisik tidak memengaruhi isi dokumen bahan pustaka, mislanya subyek “agama” dapat disajikan dalam berbagai bentuk, tapi isinya tetap pada “agama”.

    2.      Bentuk penyajian, yaitu bentuk yang ditekankan pada pengaturan atau organisasi isi dokumen bahan pustaka.

      3.      Bentuk intelektual, yaitu aspek yang ditekankan pada suatu subjek, misalnya buku yang berjudul “filsafat hukum”, di sini yang menjadi subjek adalah “hukum”. Sementara “filsafat” adalah bentuk intelektual yang mejnjadi titik tekan dalam pembahasan subyek “hukum” tersebut, sehingga bentuk yang dapat disajikan adalah bentuk elektual.

Untuk mengurangi subjektivitas dalam melakukan analisis subjek dan agar dapat dilakukan secara taat asas, perlu dikenali jenis-jensi subjek yang terdapat dalam bahan pustaka yang dianalisis. Pada pokoknya terdapat empat jenis subyek yang memiliki kaidah, yaitu sebagai berikut.

     1.      Subjek Dasar

Subjek dasar adalah subjek yang merupakan bidang pengetahuan secara umum tanpa ada suatu fenomena tertentu. Contohnya, “Pengantar Ilmu Pendidikan”. Subjek judul tersebut dapat dirangkum dengan “pendidikan” saja, tanpa fenomena.

      2.      Subjek Sederhana

Subjek sederhana adalah subjek yang membahas disiplin ilmu tetentu yang disertai dengan satu faset (ciri) aja, atau dengan kata lain, subjek dasar yang disertai dengan satu fenomena.

Contoh: “ Sekolah Dasar”

            Disiplin ilmu                = Pendidikan

            Fenomena                    = Pendidikan Dasar

      3.      Subjek Majemuk

Subjek majemuk adalah jika subjek dasar disertai fokus-fokus yang berasal dari dua faset atau lebih. Atau jika subjek dasar disertai lebih satu fenomena.

Contoh: “ Perguruan Tinggi di Indonesia”.

            Disiplin ilmu                = Pendidikan

            Fenomena 1                 = Perguruan Tinggi

            Fenomena                    = Indonesia

      4.      Subjek Kompleks

Subjek kompleks adalah suatu bahan pustaka yang memiliki dua atau lebih disiplin ilmu.

Contoh: “ Dasar-Dasar Pendidikan Ilmu Perpustakaan”

            Disiplin ilmu 1             = Pendidikan

            Disiplin ilmu 2             = Perpustakaan

Dalam melakukan analisis subjek terhadap subjek kompleks ini harus dilakukan pemilihan secara taat asas subjek-subjek yang diutamakan atau yang perlu dihimpun di perpustakaan. Yang perlu diperhatikan adalah hubungan interaksi atau hubungan fase antar subjek-subjek yang ada, sebab dalam subjek kompleks ini terdapat empat hubungan fase-fase berikut.

1.      Fase bias, yaitu jika suatu subjek digunakan untuk kelompok tertentu. Dalam hal ini, yang diutamakan adalah subjek yang digunakan.

Contoh: “Koperasi untuk Sekolah Dasar”

Rangkuman           : EKONOMI/ KOPERASI/ PENDIDIKAN/ SEKOLAH DASAR

Disiplin ilmu          :Ekonomi

Fenomena 1           : Koperasi

Rangkuman Pilihan : EKONOMI/ KOPERASI

2.      Fase pengaruh, yaitu jika terdapat subjek dasar yang memengaruhi subjek dasar yang lain. Dalam hal ini, yang diutamakan adalah subjek yang dipegaruhi.

Contoh: “Pengaruh Pendidikan Desa”

Disiplin ilmu 1       : Pendidikan

Disiplon ilmu 2      : Sosiologi

Fenomena              : Desa

Rangkuman           : SOSIOLOGI/DESA

3.      Fase alat, yaitu jika subjek dasar digunakan sebagai alat untuk menjelaskan atau membahas subjek dasar yang lain. Dalam hal ini, yang diutamakan adalah subjek yang dijelaskan atau yang dibahas.

Contoh: “Pengaruh Statistik pada Perkembangan Keluarga Berencana di Indoensia”

Disiplin ilmu          : Statistik

Disiplin ilmu 2       : Sosiologi

Fenomena 1           : Keluarga Berencana

Fenomena 2           : Indonesia

4.      Fase perkembangan, yaitu jika dalam satu bahan pustaka terdapat dua subjek atau lebih yang berasal dari dua disiplin ilmu atau lebih. Hubungan fase dapat bersifat perbandingan baik secara jelas maupun samar. Dalam subjek kadang-kadang hubungan antar subjek tersebut sama sekali tidak terasa, sehingga hanya berupa gabungan dua subjek atau lebih, atau gabungan dari dua disiplin ilmu atau lebih.

Contoh: “Islam dan Ilmu Pengetahuan”

Disiplin ilmu 1       : Islam

Disiplin ilmu 2       : Ilmu Pengetahuan

Rangkuman           : ISLAM/ ILMU PENGETAHUAN

  

Sumber Referensi

Basuki, Sulistio. 1991. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Gramedia Pustaka

Darwis. 2014. Pengolaan Bahan Pustaka Klasifikasi dan Katalogisasi. Bandung: Yarama Widia

Suwarno, Wiji. 2010. Pengetahuan Dasar Kepustakawanan. Bogor: Ghalia Indonesia

Meta Data

  METADATA

  A.    Pengertian Data dan Metadata

              Metadata adalah informasi yang membuat Anda lebih mudah untuk mendapatkan, menggunakan, atau mengelola resource (sumber daya) atau objek. Secara definisi, metadata adalah “data tentang data”. Istilah metadata mulai sering muncul dalam literature tentang database management systems (DBMS) pada tahun 1980-an. Istilah tersebut digunakan untuk mencatat karakteristik informasi yang terdapat pada pangkalan data.Banyak sumber yang mengartikan istilah metadata. Metadata dapat diarikan sumber, menunjukkan lokasi dokumen, serta memberikan ringkasan yang diperlukan untuk memanfaatkannya. Secara umum ada 3 bagian yang digunakan untuk membuat metadata sebagai sebuah paket informasi, dan penyandian (encoding) pembuatan deskripsi paket informasi, dan penyediaan akses terhadap deskripsi tersebut.

           Pengertian yang lainnya menyebutkan metadata adalah informasi terstruktur yang mendeskripsikan, menjelaskan, menemukan, atau setidaknya membuat atau menjadikan suatu informasi mudah untuk ditemukan kembali, digunakan, atau dikelola. Metadata ini mengandung informasi mengenai isi dari suatu data yang dipakai untuk keperluan menejemen file/data itu nantinya dalam suatu basis data. Jika data tersebut dalam bentuk teks, metadatanya biasanya berupa keterangan mengenai nama ruas (field), panjang field, dan tipe fieldnya: integer, character, date, dll. Untuk jenis data gambar (image), metadata mengandung informasi mengenai siapa pemotretnya, kapan pemotretannya, dan setting kamera pada saat dilakukan pemotretan. Satu lagi untuk jenis data berupa kumpulan file, metadatanya adalah nama-nama file, tipe file, dan nama pengelola (administrator) dari file-file tersebut.

  B.    Fungsi Metadata

        Metadata memberikan fungsi yang sama seperti katalog yaitu:

          1. Membuat suatu data bisa ditemukan dengan menggunakan kriteria yang relevan

          2. Mengidentifikasi suatu data

          3. Mengelompokkan data yang serupa

          4. Membedakan data menurut kriteria tertentu

          5. Memberikan informasi penting berkaitan dengan data

  

  C.    Jenis-Jenis Metadata

          Terdapat tiga jenis utama metadata, yaitu:

            1. Metadata Deskriptif

          Data yang dapat mengidentifikasi sumber informasi sehingga dapat digunakan untuk memperlancar proses penemuan dan seleksi. Cakupan yang ada pada data ini adalah pengarang, judul, tahun terbit, tajuk subjek atau kata kunci dan informasi lain yang proses pengisian datanya sama dengan katalog tradisional.

  2. Metadata Struktural 

              Metadata struktural menggambarkan struktur obyek yang bisa terdiri atas table dan kolom dalam database, daftar lagu pada CD, atau halaman dalam sebuah buku. Metadata struktural membantu pengguna mengeksploitasi resource menggunakan indeks dan bahkan menggambarkan bagaimana beberapa objek berhubungan dengan yang lain, seperti urutan file. Metadata struktural dapat mengandung informasi tambahan termasuk batas-batas logis, posisi dalam memori, dan bahkan menjelaskan bagaimana dan mengapa sebuah objek digunakan.

   

            3. Metadata Administratif

        Data yang tidak hanya dapat mengidentifikasi sumber informasi tapi juga cara pengelolaanya. Cakupan dari data ini adalah sama dengan data deskriptif hanya saja ditambah dengan pembuat data, waktu pembuatan, tipe file, data teknis lain. Selain itu data ini juga mengandung informasi tentang hak akses, hak kekayaan intelektual, penyimpanan dan pelestarian sumber informasi.

Koleksi digital dan koleksi fisik tentunya berbeda, untuk itu diperlukan metadata sebagai pengganti katalog tradisional.alasannya adalah:

1.      Koleksi digital merupakan sumber yang intangible yang artinya tidak dapat disentuh seperti   koleksi fisik yang tangible sehingga secara tidak langsung ini akan mempengaruhi metode   pengumpulan data, pengelolaan dan temu kembali.
2.       Koleksi digital merupakan sumber informasi dinamis yang berbeda dengan koleksi fisik yang   statis.
3.     Koleksi digital berbeda dalam hal kepemilikan, bila koleksi fisik kepemilikannya adalah   perpustakaan sedangkan koleksi digital bisa saja yang memiliki adalah penyedia sumber   informasi dari tempat lain. jadi perpustakaan hanya menyediakan akses ke sumber informasi   digital tetapi yang memiliki sumber informasi tersebut adalah instansi atau lembaga lain.

  D.  Skema Metadata

       Skema metadata terdiri dari 3 komponen yaitu:

  1. Semantik   

              Dalam kaitannya dengan metadata,  semantik dapat diartikan sebagai makna kata. Lebih jelasnya adalah kesepakatan untuk membuat istilah yang digunakan untuk mewakili suatu makna.Selain itu, terkadang juga diberi keterangaan tentang status pada istilah tersebut.

  2. Content

                Dalam hal ini, konten bisa diartikan sebagai cara mengisi semantik. content tersebut bisa berupa peraturan untuk kriteria pengisian unsur skema atau peraturan untuk nilai-nilai unsur.

  

  3.  Sintaksis

                    Sintaksis dalam skema metadata dapat berarti sebagai machine readible (dapat dibaca mesin) atau dengan kata lain bahasa pemrogaman. Sehingga semantic dan content yang telah dibuat dapat dibaca oleh mesin.

  E. Makna Metadata

      Metadata memiliki beberapa makna, yaitu:

     1.      Metadata adalah informasi tentang data 

     2.      Metadata adalah informasi tentang informasi 

     3.      Metadata berisi informasi tentang data itu atau data lain 

     4.      Metadata adalah “data tentang data” 

     5.      Metadata adalah uraian tersusununtuk menempatkan object

     6.      Metadata adalah “data terstruktur tentang data” 

     7.      Kartu katalog atau entri dalam bibliografi merupakan metadata

     8.      Cantuman bibliografi merupakan data.

Contoh Metadata

• CDWA (Categories for Descriptions of Works of Art), skema untuk deskripsi karya seni
• DCMES (Dublin Core Metadata Element Set), skema umum untuk deskripsi berbagai macam sumber digital
• EAD (Encoded Archival Description), skema untuk menciptakan sarana temu kembali pada bahan kearsipan (archival finding aids) dalam bentuk elektronik
• GEM (Gateway to Educational Materials),  skema untuk bahan pendidikan dan pengajaran
• MARC (Machine Readable Cataloguing), skema yang digunakan di perpustakaan sejak tahun 1960-an untuk membuat standar cantuman bibliografi elektronik.

Evaluasi Kinerja Simpan dan Temu Kembali Informasi

EVALUASI KINERJA SIMPAN DAN TEMU KEMBALI INFORMASI

  A.    Evaluasi Kinerja Simpan

  1. Pengertian Evaluasi Kinerja

                 Evaluasi kinerja adalah suatu metode dan proses evaluasi dan pelaksanaan tugas seseorang atau sekelompok orang atau unit-unit kerja dalam suatu perusahaan atau perusahaan sesuai standard kinerja atau tujuan yang ditetapkan lebih dahulu. Dalam evaluasi melibatkan komunikasi 2 arah yaitu antara pengirim pesan dengan penerima pesan sehingga komunikasi dapat berjalan dengan baik.

  2. Faktor Yang Mempengaruhi Kinerja 

             Menurut Roberth L. Mathis dan Jhon H. Jackson (2001) faktor-faktor yang mempengaruhi kinerja individu tenaga kerja, yaitu: (1). Kemampuan mereka, (2). Motivasi, (3). Dukungan yang diterima, (4). Keberadaan pekerjaan yang mereka lakukan, dan (5). Hubungan mereka dengan perusahaan. Berdasarkan pengertian dapat kesimpulan bahwa kinerja merupakan kualitas dan kuantitas dari suatu hasil kerja (output) individu maupun kelompok dalam suatu aktivitas tertentu yang diakibatkan oleh kemampuan alami atau kemampuan yang diperoleh dari proses belajar serta keinginan untuk berprestasi.

  3. Obyek dan Macam-macam Metode Evaluasi 

  a. objek evaluasi prestasi kerja 

  1. Hasil kerja individu

             Jika mengutamakan hasil akhir, maka pihak manajemen melakukan evaluasi prestasikerja dengan objek hasil kerja individu. Biasanya berlaku pada bagian produksi dengan indicator evaluasi output yang dihasilkan, sisa dan biaya perunit yang dikeluarkan.

  2. Prilaku

            Prilaku untuk tugas yang bersifat instrinsik, misalnya sekretaris atau manager, maka evaluasi         Prestasi kerja dilakukan pada evaluasi terhadap prilaku, seperti ketepatan waktu memberikan laporan, kesesuaian gaya, kepemimpinan, efisiensi dan efektivitas, pengambilan keputusan, tingkat absensi.

  3. Sifat

            Merupakan objek evaluasi yang dianggap paling lemah dari kriteria evaluasi prestasi kerja, karena sulit diukur atau tidak dapat dihubungkan dengan hasil tugas yang positif, seperti sikap yang baik, rasa percaya diri, dapat diandalkan, mampu bekerja sama.  

  b. Metode Evaluasi Prestasi Kerja

  1. Rating Scales (Skala Rating).

  2. Insiden-insiden kritis

  3. Essay

  4. Standart kerja

  5. Rangking

  6. Prosced Distribution

  7. Forced-choice and Weight Checklist Performance Report

  8. Behaviorally Anchored Scales

  9. Metode Pendekatan Management By Objektif atau (MBO)

  

  B. Sarana Temu Kembali Informasi

      Sistem temu kembali informasi merupakan system yang berfungsi untuk menemukan informasi yang relevan dengan kebutuhan pemustaka.

  1. Proses Temu Kembali Informasi

                 Temu kembali (information retrieval) adalah ilmu pencarian informasi pada dokumen, pencarian untuk dokumen itu sendiri, pencarian untuk metadata yang menjelaskan dokumen, atau mencari didalam database, baik relasi database yang stan-alone atau hypertext database yang terdapat pada network seperti internet atau world wide web atau intranet, untuk teks, suara, gambar, data. Information (IR) adalah ilmu yang lahir dari berbagai disiplin ilmu, baik ilmu computer, matematika, ilmu kepustakaan, ilmu informasi, psikologi konitif, linguistik, statistic, maupun fisika.   

                 Sistem temu kembali informasi merupakan system yang berfungsi untuk menemukan informasi yang relevan denagn kebutuhan pemustaka. Secara prinsip, penyimpanan informasi dan penemuan kembali informasi adalah hal yang sederhana. Misalkan terdapat tempat penyimpanan dokumen-dokumen dan seseorang merumuskan suatu pertanyaan (request and query) yang jawabannya adalah himpuann dokumen yang mengandung informasi yang diperlukan untuk diekspresiakn melalui pemustaka. Pemustaka bias saja memperoleh dokumen-dokumen yang diperlukannya denagn membaca semua dokumen dalam tempat penyimpanan, penyimpanan dokumen-dokumen yang relevan dan membuang dokumen lainnya. Hal ini merupakan perfec retrieval, tetapi solusi ini tidak praktis. Karena pemustaka tidak memiliki waktu atau tidak ingin menghabiskan waktunya untuk membaca seluruh dokumen, terlepas dari kenyataan bahwa secara fisik pemustaka tidak mungkin dapat melakukannya. Oleh karena itu, diperlukan suatu sistem temu kembali informasi (information retrieval system) untuk membantu pemustaka menemukan dokumen yang diperlukan. 

                 Proses pengelolaan dokumen elektronik melalui beberapa tahap, yang dapat dirangkumkan dalam proses digitalisasi, penyimpanan dan pengaksesan atau temu kembali dokumen. Pengelolaan dokumen elektronik yang baik dan terstruktur adalah bekal penting dalam pembangunan system temu perpustakaan (digital library). Umumnya, penilaian pemustaka terhadap suatu teknologi adalah dari segi kemudahan menggunakan dan ketepatan memberikan hasil. Contohnya, teknologi temu kembali informasi, pemustaka akan merasa puas dengan teknologi tersebut apabila hasil pencariannya relevan dan mudah digunakan. 

  2.  Keterkaitan, Relevansi, dan Keteptan Sarana Temu Kembali.

                Relevansi adalah tingkat keterkaitan dan kegunaan suatu teks atau dokumen terhadap suatu permintaan. Dalam temu kembali informasi relevansi adalah hubungan antara suatu dokumen dan kebutuhan pemustaka yang berguna bagi pemustaka tersebut.Faktor utama yang digunakan untuk mengukur relevansi suatu dokumen terhadap kebutuhan pemustaka adalah “topik” dan “subjek” dokumen tersebut. Topic suatu dokumen atau teks adalah tentang apa yang ditulis pengarang dokumen tersebut relevan tidak dengan pertanyaan pemustaka dapat dilihat dari topic dokumen tersebut.

            Relevansi merupakan ukuran ketepatan yang dilakukan untuk merumuskan apakah suatu dokumen cocok dengan pertanyaan pemustaka. Rumusan tersebut dilakukan oleh ahli nformasi. Dengan demikian, apa yang menurut pustakawan cocok belum tentu benar-benar cocok menurut pemustaka. Konsep-konsep keterkaitan, relevansi dan ketepatan tersebut digunakan dalam teknik-teknik temu kembali baik dengan pendekatan tradisional, pendekatan pemustaka, maupun pendekatan kognitif dengan sedikit perbedaan.

  3. Sarana Temu Kembali di Perpustakaan.

           Di perpustakaan temu kembali dilakukan sejak materi perpustakaan diolah, kemudian materi perpustakaan disiapkan untuk dipinjam dengan membubuhi label buku, kartu pinjam, nomor induk, sedangkan data bibliografis mengenai materi perpustakaan tersebut disimpan di katalog. Dengan semakin pesatnya kemajuan dibidang teknologi informasi, terutama dalam penggunaan computer dan telekomunikasi, berdampak terhadap perkembangan bentuk katalog di perpustakaan. Banyak perpustakaan yang telah memanfaatkan kemajuan teknlogi informasi tersebut dalam kegiatan pembuatan katalognya dengan menerapkan system automasi perpustakaan, yang salah satu kegiatannya adalah pembuatan katalog secara online. Online Public Access Catalog (OPAC) merupakan kumpulan dari kalog bahan pustaka dalam suatu database yang terintegrasi dalam system pelayanan sirkulasi. Pangkalan data biasanya dibuat sendiri oleh perpustakaan dengan menggunakan perangkat lunak gratis maupun berbayar.

              OPAC banyak digunakan pada berbagai perpustakaan karena mempunyai bbanyak keuntungan, di antaranya:          
  `1.  Penelusuran informasi dapat dilakukan dengan cepat dan tepat
  2. Pemustaka dapat mengakses secara langsung ke dalam pangkalan data yang dimiliki perpustakaan.
  3. Penelusuran dapat dilakukan secara bersama-sama tanpa saling menunggu.
  4.  Jajaran tertentu tidak perlu di-file.
  5.Penelusuran dapat dilakukan dengan menggunakan berbagai pendekatan sekaligus, misalnya  melalui    judul, pengarang, subjek, tahun terbit, penerbit, dan sebagainya, dengan memanfaatkan  penelusuran Bolean Logic.
  6.Mengurangi biaya dan waktu yang diperlukan dan yang harus dikeluarkan pemustaka dalam  mencari  informasi.
  7. Rekaman bibliografi yang dimasukkan ke dalam entri katalog tidak terbatas
  8. Penelusuran dilakukan dari beberapa tempat tanpa harus mengunjungi perpustakaan, yaitu dengan         menggunakan jaringan LAN (Local Area Network) atau WAN (Wide Area Network).
  9.  Dapat melayani kebutuhan informasi masyarakat dalam jangkauan yang luas.
 10. Mengurangi beban pekerjaan pustakawan dalam pengelolaan pangkalan data sehingga dapat    meningkatkan efisiensi tenaga kerja.

  Dengan menggunakan OPAC pemustaka dapat melakukan penelusuran katalog menjadi lebih cepat, sehingga waktu yang diperlukan untuk penemuan kembali bahan pustaka yang dicari lebih efisien dan pemustaka dapat mengakses koleksi data, mengunduh data bibliografi, abstrak, artikel, dan informasi lain yang dibutuhkan pemustaka. System OPAC yang dikembangkan di perpustakaan saat ini adalah system layanan informasi melalui LAN dan WAN. Layanan melalui WAN dilakukan dengan memanfaatkan media internet sehingga pemustaka dapat langsung mengakses informasi dari server pangkalan data.

  4. Recall dan Precision  

            Recall  menurut  Lancaster  dalam Pendit  adalah  proporsi  jumlah  dokumen yang  dapat  ditemukan  kembali  oleh sebuah  proses  pencarian  informasi. Sedangkan  Recall menurut  pengertian Hasugian  dapat  diartikan  sebagai kemampuan  sebuah  sistem  dalam memanggil  kembali  dokumen  yang dianggap relevan atau sesuai dengan yang diinginkan.  Untuk  mengukur  recall, Lancaster  dalam  Pendit  menjelaskan bahwa  dapat  menggunakan  rumus  di bawah ini: 

      Rumus menentukan recall dalam sistem temu kembali informasi:

               Jumlah dokumen relevan yang terpanggil (a)

               Recall =  Jumlah dokumen relevan yang ada di dalam database (a+c) 

           Precision  sendiri  merupakan  sebuah ukuran  yang  mengukur  tingkat  proporsi jumlah  dokumen  yang  dapat  ditemukan kembali oleh sebuah proses pencarian dan dianggap  relevan  untuk  kebutuhan pencarian  informasi  atau  rasio  jumlah dokumen relevan yang ditemukan dengan total  jumlah  dokumen  yang  ditemukan (Lancaster dalam  Pendit).  Sedangkan menurut  Hasugian  precision  dapat diartikan  sebagai  kemampuan  sebuah sistem  untuk  tidak  memanggil  kembali dokumen  yang  dianggap  tidak  relevan atau tidak sesuai dengan yang diinginkan oleh pengguna. Lancaster  dalam Pendit  menjelaskan untuk  mengukur  precision  dapat  diukur dengan  menggunakan  rumus  sebagai berikut: 

      Rumus menentukan precision dalam sistem temu kembali informasi 

             Jumlah dokumen relevan yang terpanggil (a)

             Precision = Jumlah  dokumen  yang  terpanggil  dalam pencarian (a+b) 

	Relevan	Not Relevant	Total
Retrieved	a (hits)	b (noise)	a+b
Not Retrieved	c (misses)	d (reject)	c+d
Total	a+c	b+d	a+b+c+d

Keterangan: 

a (hits)  = dokumen yang relevan

b (noise)  =  dokumen  yang  tidak relevan

c (misses)  =  dokumen  relevan  yang tidak ditemukan

d (reject)  =  dokumen  tidak  relevan yang tidak ditemukan.

  C.    Metode dan Model Sistem Temu Kembali Informasi

  1. Model dalam temu kembali informasi

  a. Model bolean

           Dengan model boolean maka pencarian query dilakukan dengan fungsi-fungsi logika yang umum seperti OR, AND, XOR,NOT,NAND, NOR dan lain sebagainya diantara kata yang diinginkan. Contohnya jika query Q= ( K1 AND K2) OR ( K3 AND ( NOT K4)).

  Kelebihan dan Kekurangan Model Boolean

·    Kelebihannya adalah lebih mudah bagi user yang berpengalaman

·    kelemahannya adalah kerumitan dalam penggunaan bahasa query dan akan membingungkan      pengguna yang biasa.

  b.  Model Vector

            Pada model ruang vektor, pembobotan terhadap term dilakukan dengan mengalikan bobot lokal tf dan bobot global idf, dikenal dengan pembobotan tf-idf. Metode pembobotan ini dilakukan dengan memberikan bobot kepada term yang penting. Artinya, term yang jika muncul di suatu dokumen maka, dokumen tersebut dapat dianggap relevan denganquery pengguna.

  c. Model Probabilistic

        Model probabilistik adalah model sistem temu kembali informasi yang mengurutkan dokumen dalam urutan menurun terhadap peluang relevansi sebuah dokumen terhadap informasi yang dibutuhkan. Beberapa model yang juga dikembangkan berdasarkan perhitungan probabilistik yaitu, Binary IndependenceModel, model Okapi BM25, dan Bayesian Network Model (Manning dkk, 2009).

  d.  Model Non Overlapping

           Sistem yang menggunakan model ini akan membagi-bagi dokumen sebagai wilayah teks tertentu misalnya dengan mengikuti stuktur dokumen (bab, sub-bab, judul, sub-judul, gambar, foto, tabel dan seterusnya) kemudian untuk masing-masing wilayah ini dilakukan pengindeksan yang tidak saling menindih (non overlapping).

  e.  Model Proximal nodes

          Model IR ini menggunakan beberapa struktur indeks yang memiliki hirarki independen terhapap sebuah dokumen. Masing-masing dari indeks ini merujuk ke struktur dokumen (bab, sub-bab, judul, sub judul, gambar, foto tabel dan seterusnya)yang dinamakan nodes. Pada masing-masing node inilah ada rujukan ke bagian dari dokumen yang mengandung teks tertentu.

    

     2. Metode Dalam Temu Kembali Informasi

  a. Metode TF-IDF

       TF adalah algoritma pembobotan heuristik yang menentukan bobot dokumen berdasarkan kemunculan term (istilah). Semakin sering sebuah istilah muncul, semakin tinggi bobot dokumen untuk istilah tersebut, dan sebaliknya. Terdapat empat buah algoritma TF yaitu Raw TF, Logarithmic TF, Binary TF, Augmented TF . Dalam penelitian ini digunakan algoritma Raw TF. Raw TF diperoleh dari perhitungan frekuensi kemunculan suatu istilah pada dokumen .IDF merupakan banyaknya istilah tertentu dalam keseluruhan dokumenDokumen-dokumen yang ditampilkan oleh sistem temu balik informasi harus memenuhi persyaratan recall, precision dan NIAP (Non Interpolated Average Precision). Recall didefinisikan dengan menemukan seluruh dokumen yang relevan dalam koleksi dokumen.

   b. Metode BIM 

         Binary Independence Model, query dianggap sebagai sebuah vector term. Jika pada model lain jumlah atau kemunculan term diperhitungkan, maka pada Model ini nilainya berupa biner, Yaitu ada atau tidak ada.