Authority Control dan Authority List

Authority Control dan Authority List

A. Pengertian Kontrol Otoritas

           Dalam ilmu perpustakaan, kontrol otoritas adalah proses yang mengatur informasi bibliografi, misalnya dalam katalog perpustakaan dengan menggunakan ejaan tunggal tunggal dari nama (judul) atau pengenal numerik untuk setiap topik. Kata otoritas dalam kontrol otoritas berasal dari gagasan bahwa nama-nama orang, tempat, benda, dan konsep diotorisasi, yaitu, mereka dibentuk dalam satu bentuk tertentu. Setiap entri terkontrol dijelaskan dalam catatan otoritas dalam hal ruang lingkup dan penggunaannya, dan organisasi ini membantu staf perpustakaan mempertahankan katalog dan membuatnya mudah digunakan bagi para peneliti. 

            Dalam bidang perpustakaan, authority control merupakan konsep yang sudah lama dipakai untuk mengendalikan daftar nama dan subjek, demikian rupa sehingga potensi keragaman dalam cara penulisan dan penggunaan nama atau subjek tersebut tidak menimbulkan kebingungan ketika dipakai untuk menyimpan dan menemukan kembali sebuah data. Didalam konsep authority control ini melekat sebuah struktur saling merujuk (cross reference) sehingga satu nama atau satu istilah dapat dikaitkan dengan nama dan istilah lainnya, sedemikian rupa sehingga jika ada keraguan tentang penggunaan nama atau istilah tersebut, maka baik pengelola perpustakaan maupun pengguna perpustakaan dapat mencapai kesepakatan dengan melihat ke daftar authority control.

           Authority control berkaitan erat dengan fungsi validasi data (data validation) yang melakukan pengecekan tentang cara penulisan pada saat sebuah data dimasukkan kedalam sistem. Dalam fasilitas katalog online yang adalah bagian dari sistem automasi perpustakaan, authority control berperan sangat penting untuk mengefektifkan fasilitas pencarian.  Dalam bentuknya yang paling sederhana, sebuah authority control terlihat oleh pemakai sebagai sebuah daftar sederhana yang mengandung semua nama atau istilah “resmi” atau istilah yang dipakai didalam katalog bersangkutan. Misalnya sebuah name authority file berisi daftar nama-nama pengarang yang mungkin muncul disalah satu ruas katalog. Bagi pemakai, daftar nama tersebut berfungsi sebagai pernyataan tentang cara menuliskan nama yang benar dan yang dapat diterima oleh katalog sebagai nama “resmi”. Bagi pustakawan daftar nama tersebut berfungsi sebagai alat untuk mengecek apakah nama yang dipakai dikatalog sudah sesuai dengan daftar “resmi”. Sistem automasi perpustakaan dapat menjadikan fungsi pengecekan oleh kedua belah pihak ini secara otomatis; misalnya, dengan merujukkan pemakai yang salah mengetik nama ke nama yang benar, atau dengan mengecek validasi sebuah nama ketika pustakawan mengisi pangkalan data katalog.

B. Control list

Pengaruh authority file pada pengindeksan subjek 

         1. Sarana atau alat bantu daftar tajuk subjek

         2 . Daftar tajuk subjek untuk perpustakaan

         3. Sears list of subject headings

         4. Library of conggress subject headings

Bagan klasifikasi :

1. DDC

2. UCC

3. LCC

Authority file pada pengatalogan deskriptif :

1. Pengendalian tajuk nama orang dan badan koperasi

2. Daftar tajuk nama pengarang

3. Daftar tajuk badan koperasi

D. Sistem Temu Kembali Informasi

             Dalam ODLIS,  dijelaskan bahwa temu kembali informasi (IR) adalah proses, metode, dan prosedur yang digunakan untuk menyeleksi informasi yang relevan yang tersimpan dalam database. Dalam perpustakaan dan arsip, temu kembali informasi biasanya untuk dokumen yang diketahui atau untuk informasi mengenai subyek tertentu, dan file biasanya katalog atau indeks, atau penyimpanan informasi berbasis komputer dan sistem pencarian, seperti katalog online atau Database bibliografi. Dalam merancang sistem tersebut, keseimbangan harus dicapai antara kecepatan, akurasi, biaya, kenyamanan, dan efektivitas.

             Sedangkan dalam wikipedia dijelaskan bahwa Sistem Temu Kembali Informasi (Information Retrieval) digunakan untuk menemukan kembali informasi-informasi yang relevan terhadap kebutuhan pengguna dari suatu kumpulan informasi secara otomatis. Salah satu aplikasi umum dari sistem temu kembali informasi adalah search-engine atau mesin pencarian yang terdapat pada jaringan internet. Pengguna dapat mencari halaman-halaman Web yang dibutuhkannya melalui mesin tersebut.

           Ada beberapa definisi dalam sistem temu kembali informasi menurut para ahli di bidang ilmu perpustakaan dan informasi, yaitu sebagai berikut: 

• Mooers (1948) berpendapat bahwa Information Retrieval sendiri adalah seni dan ilmu dalam mencari informasi pada dokumen, mencari untuk dokumen mereka sendiri, mencari untuk metadata dengan gambaran berbentuk dokumen, atau mencari dalam database, apakah itu hubungan database yang berdiri sendiri atau hiperteks jaringan database seperti internet atau intranet, untuk teks, suara, gambar atau data. Mooers  (1951) juga menjelaskan bahwa Information Retrieval adalah bidang di persimpangan ilmu informasi dan ilmu komputer.  Berkutat dengan pengindeksan dan pengambilan informasi dari sumber informasi heterogen dan sebagian besar-tekstual. Istilah ini diciptakan oleh Mooers pada tahun 1951, yang menganjurkan bahwa diterapkan ke “aspek intelektual” deskripsi informasi dan sistem untuk pencarian.
• Hougthon (1977) menjelaskan bahwa sistem temu kembali informasi adalah penelusuran yang merupakan interaksi antara pemakai dan sistem dan pernyataan kebutuhan pengguna diekspresikan sebagai suatu istilah tertentu.
• Lancaster (1979) mengatakan bahwa sistem temu kembali informasi tidak menginformasikan semua isi dari subjek yang dimiliki koleksi tersebut tetapi hanya memberikan informasi keberadaan pustaka yang mempunyai hubungan subjek seperti yang dicari oleh pengguna.
• Salton (1983) secara sederhana menjelaskan bahwa temu kembali informasi merupakan suatu sistem yang menyimpan informasi dan menemukan kembali informasi tersebut.
• Sulistyo-Basuki (1991) mendefinisikan temu kembali informasi sebagai kegiatan yang bertujuan untuk menyediakan dan memasok informasi bagi pemakai sebagai jawaban atas permintaan atau berdasarkan kebutuhan pemakai