Kompetensi Pengelola Dokumen Semi Publik dab Publik

Pengelola Dokumen Publik dan Semi-Publik

A. Pengertian Dokumen Publik 

            Dokumen publik itu berisi informasi yang isinya dapat disebarluaskan secara umum dan bebas. Dokumen jenis ini biasanya tersimpan dalam perpustakaan-perpustakaan dalam bentuk buku-buku atau terbitan lainnya dan pustakawanlah yang bertugas mengumpukan, menyimpan, dan mengelola dokumen publik tersebut.

B. Fungsi Dokumen Publik

             Perpustakaan merupakan salah satu bentuk dari dokumen publik. Fungsi dari perpustakaan bisa juga menjadi Fungsi untuk dokumen Publik, Seperti: 

1.Sebagai sarana penyedia informasi bagi masyarakat 

2.Sebagai sarana pendidikan atau untuk mendapatkan ilmu pengetahuan.

3.Untuk memajukan pemikiran masyarakat.

4.Bisa menjadi sarana hiburan yang bermanfaat bagi seluruh masyarakat luas

5.Bisa dimanfaatkan secara bebas.

C. Prinsip-Prinsip Pengelolaan Dokumen Publik

             Prinsip pengolahan dokumen publik ini bisa kita sangkut pautkan dengan pekerjaan seorang pustakawan di perpustakaan. Pengolahan koleksi perpustakaan merupakan serangkaian pekerjaan yang dilakukan sejak bahan pustaka diterima perpustakaan sampai dengan siap di pergunakan oleh pemakai atau pembaca.

Pengolahannya meliputi:

a. Membuat indentifikasi informasi

Dimulai dari registrasi :

Pertama yaitu mencatat semua koleksi dalam buku induk dan identifikasi koleksi, sehingga semua koleksi diketahui jumlahnya, tercatat rapi dan jelas. catatan keterangan fisik seperti pengarang, judul, jumlah eksemplar, dan informasi lain yang dianggap penting.

Kedua, memberikan identitas agar semua koleksi memiliki ciri atau tanda sebagai bukti milik oleh perpustakaan, dengan cara membubuhkan stempel pada halaman tertentu.

b. Katalogisasi

           Membuat katalog setiap koleksi dengan memuat deskripsi atas fisik buku/ bahan pustaka secara lengkap mencakup pengarang, judul, penerbit, tahun terbit, julah halaman, kolasi, ilustrasi dan lainnya. Katalogisasi menggunakan pedomanan standar misal Tajuk Subyek, AACR II. Hasilnya adalah kartu katalog.

c. Klasifikasi

           Klasifikasi adalah mengelompokan seluruh koleksi menurut kelas/ kelompok tertentu. Biasanya menurut subyek atau isi buku. Maksudnya agar koleksi terkelompok dan tersusun dengan baik, sehingga mudah dicari kembali.

Hasil klasifikasi adalah penentuan nomor kelas dan kelompok koleksi informasi menurut isi dan subyek. Pedoman standar untuk klasifikasi yaitu menggunakan pedoman DDC (Dewey Decimal Classification), UDC (Universal Decimal Classification), dan tajuk subyek.

d. Kelengkapan koleksi

            Antara lain label, kartu buku, kantong buku, slip buku, slip tanggal, kartu katalog, sesuai dengan kebutuhan dan kebijakan perpustakaan. Kartu dijajarkan sebagai pedoman dan dijajarkan menurut sistem tertentu (abjad/kamus, nomor kelas). Kartu katalog adalah wakil koleksi, oleh karena itu jajaran kartu katalog dan koleksi harus sama.

e. Penyusunan koleksi

             Penyusunan, penataan, dan penempatan koleksi pada rak buku dipergunakan oleh pengunjung perpustakaan.

Penyusunan ada dua cara :

Pertama adalah penempatan tetap (buku yang sudah ditempatkan tidak akan berubah lokasinya).

Kedua adalah penempatan relatif (buku bisa bergeser sesuai dengan kebutuhan).

f. Pengolahan dengan komputer

            Kegiatan yang harus dilakukan adalah pemasukan data, pembuatan lembar kerja dan pembuatan barcode. Namun ada beberapa kegiatan yang harus tetap dilakukan yaitu registrasi, katalogisasi dan klasifikasi.

D. Dokumen Semi Publik

              Dokumen Semi Publik adalah dokumen yang dipakai untuk kegiatan sehari-hari suatu organisasi. Dokumen ini tidak disebarluaskan secara bebas. Tetapi hanya orang-orang tertentu yang dapat mengetahuinya, seperti orang yang berada dalam sebuah organisasi atau dokumen ini dapat di publikasikan secara terbatas.

E. Pengelola Dokumen Publik dan Semi-Publik

          a. Pustakawan

                   Mengumpulkan, menyimpan, dan mengelola, menyebarluaskan dokumen berisi pengetahuan publik.Di Indonesia profesi ini mulai dikenal publik sejak tahun 1988 dengan dikeluarkannya SK Menpan No.18/1988 yuncto SEB Menteri P dan K dan Kepala BAKN No.53649/MPK/1988, No.15/SE/1988 tentang Angka Kredit bagi jabatan Pustakawan. Kenaikan pangkat, tunjangan fungsional, tim penilai, sudah lebih jelas dibandingkan dengan profesi arsiparis, dokumentalis dan infomasi.Standar profesi ini memerlukan pendidikan minimal D3 Ilmu Perpustakaan.

      b. Records manajer

                 Mengumpulkan, menyimpan dan mengelola dokumen (record) berisi pengetahuan semi publik yang tidak lagi diperlukan dalam kegiatan sehari-hari suatu lembaga/organisasi.

    c. Arsiparis

             Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan. (UU 43/09). Profesi arsiparis sebenarnya sudah dijamin oleh UU No.7/1971 tentang Pokok-pokok Kearsipan.Dalam pasal 6 dan 7 dikatakan bahwa pemerintah berkewajiban mengadakan, mengatur dan mengawasi pendidikan kader ahli kearsipan, Pemerintah mengatur kedudukan hukum dan kewenangan tenaga ahli kearsipan, dan melakukan usaha-usaha untuk menjamin tenaga ahli kearsipan sesuai dengan fungsi serta tugas dalam lingkungannya.
    

     d.   Dokumentalis 

                 Di Eropa Barat, pengolahan artikel majalah ilmiah dilakukan tenaga ilmuwan yang secara tegas menyebut dirinya sebagai dokumentalis, bukan pustakawan, Tugas seorang dokumentalis adalah mengolah majalah beserta isinya, mengembangkan system temu kembali serta menyebarkan isinya. Sedangkan di Amerika Serikat pengolahan majalah ilmiah dilakukan oleh pustakawan yang bekerja pada perpustakaan khusus. Oleh karenanya pengertian dokumentalis identik dengan pustakawan khusus.

      e. Ilmuwan informasi

           Mengembangkan kajian Ilmu Perpustakaan dan Informasi.Mayoritas dari mereka adalah akademisi yang ada di perguruan tinggi, yang tertarik dalam bidang informasi.

     F. Organisasi Dokumentasi   

•      Lembaga Kearsipan
•      Lembaga Dokumentasi Informasi
•      Perpustakaan
•      Museum

        Lembaga Kearsipan

        Organisasi kearsipan terdiri atas unit kearsipan pada pencipta arsip dan lembaga kearsipan.

•     ANRI
•     arsip daerah provinsi
•       arsip daerah kabupaten/kota; dan
•     arsip perguruan tingg

         Lembaga Dokumentasi

•     Pejabat Pengelola Dokumentasi dan Informasi Lembaga Negara
•       Pejabat Pengelola Dokumentasi dan Informasi Kementerian

     G. Contoh Dokumen Semi Publik dan Publik

           a. Rekod

       Rekod adalah Dokumen yang di buat oleh Badan korporasi, keluarga, perorangan dalam menjalankan fungsi dan aktivitasnya. Penyimpanan atau perekaman rekod dapat di simpan dalam bentuk data, dokumen, atau elektronik. Rekod dapat disebut juga dengan Arsip Dinamis.

           b. Arsip

           Berdasarkan UU nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, pasal 1 ayat 2, menyatakan Arsip  adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, organisasi polotik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan berbangsa dan bernegara. 

  H. Fungsi arsip menurut Pasal 2 Undang-Undang No.7 tahun 1971 dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu :

       a. Arsip Dinamis

           Arsip dinamis adalah arsip yang diperlukan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan Administrasi Negara (arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari). Arsip dinamis menurut fungsi dan kegunaannya dibedakan menjadi:

•       Arsip aktif adalah arsip-arsip yang masih dipergunakan bagi kelangsungan kerja.
•    Arsip semi Aktif adalah arsip-arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun dalammasa transisi antara arsip aktif dan inaktif. 
•     Arsip Inaktif atau arsip semi statis adalah arsip-arsip yang jarang sekali dipergunakan dalma proses pekerjaan sehari-hari.

       b. Arsip Statis

      Arsip Statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggraaan sehari-hari Administrasi Negara (dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari). Arsip statis ini merupakan pertangguingjawaban nasional bagi kegiatan pemerintah dan nilai gunanya penting untuk generasi yang akan datang.

      I. Prinsip-Prinsip Pengeleloaan Dokumen Semi Publik

             Menurut Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan Undang  Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan pasal 29 yaitu :

•     Pengelolaan arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 4 ayat (1) huruf c terdiri atas, pengelolaan arsip dinamis dan pengolahan arsip dinamis
•     Pengolahan arsip dinamis dilakukan terhadap arsip vital, arsip aktif, dan arsip inaktif
•     Pengelolaan arsip dinamis menjadi tanggung jawab pencipta arsip.
•     Pengelolaan arsip statis menjadi tanggung jawab lembaga kearsipan.
•     Pelaksanaan pengelolaan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat 1 dilakukan oleh arsiparis.