Pengorganisasian Informasi

Pengorganisasian Informasi

1. Pengertian Pengorganisasian

        Dalam dunia nyata, banyak kondisi yang mempengaruhi bagaimana pengorganisasian akan dilaksanakan.

-Aktivitas manusia yang terorganisasi timbul karena suatau

-Pembagian kerja logis dan suatSistem koordinasi

          Menurut Bodnar dan Hopwood (2001:1) informasi adalah data yang berguna dan dapat diolah sehonga dapat dijadikan dasar untuk mengambil keputusan yang tepat. Garis besar pernyataan ini adalah bahwa istilah pengorganisasi tadi tidak lain adalah mengelolah, menyususn, dan/atau menata sesuatu secara sistematis sehingga dengan mudah dapat menemukannya kembali tanpa ada kesulitan yang berarti. Dan informasi itu adalah data konkret yang telah diolah sedemikian rupa sehingga dapat diterima oleh penerimanya. Maka dari itu organisasi informasi dapat diartikan sebagai kegiatan mengolah, menyusun, mengolah, dan atau menata suatu data, ilmu pengetahuan, dan informasi lainnya sedemikian rupa sehingga mudah untuk ditemukan kembaki, dapat dimengerti dan bermanfaat bagi penerimanya sebagai upaya pengembangan ilmu pengetahuan.

2. Proses pengorganisasian informasi

          Samuel B. Certo yang mengutip Saul W. Gellerman Mengemukakan pandangan bahwa ada lima macam pokok proses pengorganisasian (Certo, 1994: 215).

Adapun langkah-langkah yang dimaksud sebagai berikut:

•     Melaksanakan refleksi tentang rencana-rencana dan sasaran-sasaran;
•       Menetapkan tugas pokok;
•     Membagi tugas-tugas pokok menjadi tugas-tugas bagian (subtasks);
•        Mengelolah sumber-sumber daya dan petunjuk-petunjuk untuk tugas-tugas bagian tersebut;
•      Mengevaluas hasil-hasil dari strategi pengorganisasian yang diimplemensi.

3    3. Aspek-aspek yang membutuhkan pengorganisasian informasi

 a. Aspek Komoditas di Pasar Besar

                   Pasar merupakan salah satu dari berbagai sistem, institusi, prosedur, hubungan sosial dan infrastruktur di mana usaha menjual barang dan jasa antara pembeli dan penjual dengan sistem pembayaran uang sebagai media pembayarannya. Berbagai macam barang-barang di jual di pasar, mulai dari bahan kebutuhan pokok seperti sayuran, daging, peralatan-peralatan dapur, baju dan lain sebagainya seperti bahan kebutuhan pokok rumah tangga dan bahan pendukungnya.Barang-barang yang di jual di pasar tersebut tentunya perlu diorganisasi sesuai dengan kebutuhan pedagang dan penjual, contohnya seperti tempat para penjual sayuran, daging, dan ikan tentunya berbeda tempat dengan para penjual barang-barang rumah tangga, seperti baju, kain dan lain sebagainya. Hal tersebut dikarenakan agar mempermudah para pembeli untuk mencari dan membeli apa yang mereka perlukan di pasar tersebut.

     b. Pelayanan Informasi Penumpang di Bandara

                  Penerapan sebuah organisasi informasi juga diterapkan di bandara. Penerapan tersebut dapat kita lihat pada loket-loket penerbangan, di mana di tempat tersebut juga terdapat jadwal mengenai jam penerbangan dan tujuan penerbangan yang telah diorganisasi sesuai dengan peraturan di bandara. Hal tersebut agar tidak terjadi kekacauan dan tumpang tindih penerbangan antara penerbangan A dengan penerbangan B juga dapat tertata dengan rapi sehingga memudahkan para penumpang yang akan melakukan penerbangan tersebut.

c. Arsip Statis di Lembaga Kearsipan

           Lembaga kearsipan adalah adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan. Lembaga kearsipan tingkat nasional atau pusat adalah Arsip Nasional Republik Indonesia. Lembaga kearsipan tingkat daerah provinsi berada di Badan Perpustakaan dan Arsip Provinsi. Lembaga kearsipan tingkat daerah kota/kabupaten berada di Kantor Arsip dan Perpustakaan atau Kantor Arsip Daerah. Lembaga kearsipan tingkat perguruan tinggi. Lembaga kearsipan di berbagai tingkat keberadaannya melakukan fungsi, tugas dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan sesuai dengan wilayah kerjanya. Lembaga kearsipan tingkat nasional yang mencakup keseluruhan pembinaan kearsipan di Indonesia.

      Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.Arsip statis membutuhkan aspek pengorganisasian informasi dapat di lihat dari kebutuhan pentingnya arsip statis dalam penyelenggaraan roda administrasi organisasi. Aspek pengorganisasian dalam konteks arsip statis di lembaga kearsipan adalah mengorganisasikan arsip statis yang diterima oleh lembaga kearsipan dari lembaga penciptanya. Lembaga pencipta arsip statis adalah lembaga yang terdapat di bawah naungan lembaga kearsipan baik itu provinsi, daerah dan perguruan tinggi maupun nasional seperti kementerian. Pengorganisasian informasi arsip statis terjadi juga ketika dari lembaga kearsipan menuju ke pengguna. Arsip statis yang sudah di kelola dan sudah bisa di akses oleh publik secara prosedur sudah bisa dipublikasikan tergantung kepada lembaga penciptanya sesuai dengan kesepakatan yang di atur saat penyerahan arsip statis dahulu. Informasi arsip statis di tingkat nasional dalam program Jaringan Informasi Kearsipan Nasional atau disingkat JIKN. JIKN juga memuat informasi kearsipan untuk arsip dinamis. Jadi aspek pengorganisasian informasi arsip statis dalam lembaga kearsipan sangat dibutuhkan karena sebagai lembaga pengelola arsip statis dan arsip dinamis, lembaga kearsipan menjadi luaran kinerja berupa layanan untuk pengguna seperti layanan arsip statis yang menjadi aspek pembahasan dalam pengorganisasian informasi ini.

d. Layanan Perbankan 24 Jam di Bank Nasional (contoh: Bank Mandiri)

      Sebuah layanan perbankan yang lengkap dan terintegrasi dihadirkan untuk kenyamanan pengguna. Bersama layanan perbankan 24 jam bank mandiri, Pengguna dengan mudah mengatur aktivitas keuangan pengguna kapan dan dimanapun pengguna berada. Keuntungan menggunakan layanan perbankan 24 jam bank mandiri, seperti berikut:

a.Lebih cepat, melalui layanan perbankan 24 jam ini, pengguna dapat melakukan berbagai transaksi maupun memperoleh informasi perbankan yang penggunainginkan dengan seketika.

b.Akses mudah, pengguna dapat memanfaatkan layanan perbankan bankmandiri 24 jam sehari, 7 hari seminggu sepanjang tahun.

c.Begitu nyaman, pengguna dapat mengatur keuangan kapan dan dimanapun pengguna berada dengan mudah.

d.Aman, layanan perbankan 24 jam bankmandiri merupakan layanan otomatis yang mudah digunakan. Cukup ikuti petunjuk singkat layanan, makapengguna dapat segera mengakses layanan perbankan 24 jam bank mandiri.

Layanan perbankan 24 jam ini membutuhkan aspek pengorganisasian organisasi karena informasi yang dikelola berupa yang telah disebutkan di atas mencakup kebutuhan pengguna yang sudah dibedakan tujuan dan manfaat dari layanan-layanan 24 jam yang diberikan. Layanan-layanan tersebut diperuntukkan agar pengguna dapat mengakses dengan mudah dan cepat.

e. Sistem Birokrasi di Pemerintahan

            Pemerintahan adalah organisasi informasi yang besar yang di dalam organisasi ini mempunyai banyak aspek penunjang untuk melakukan pengelolaan informasi. Pemerintahan yang baik atau dalam istilah Good Government menjadi aspek yang diidamkan oleh banyak pemerintahan di dunia dan terutama di Indonesia, karena mencerminkan bagaiamana sistem birokrasi yang diterapkan berjalan sesaui dengan peraturan yang ada. Sistem birokrasi di pemerintahan menjadi pokok utama dalam memberikan layanan kepada masyarakat.

      Sistem birokrasi membutuhkan aspek pengorganisasian informasi karena selain tujuan dari layanan ini berupa pelayanan informasi kepada masyarakat juga dapat membantu mempermudah pelayanan birokrasi dari berbagai tahapan. Contoh sistem birokrasi pelayanan KTP yang bermula dari tingkat RT, RW, Kelurahan/Desa kemudian tingkat Kecamatan. Prosedur yang tetap dan tepat di dalam pelayanan KTP membuat masyarakat dengan mudah mengetahui informasi pelayanan ini. Adapun informasi pelayanan ini dapat dibuat seperti artikel atau tata cara prosedur pembuatan KTP dalam pamflet yang di tempel di setiap RT/RW dan Desa juga Kelurahan serta Kecamatan atau di setiap tempat-tempat strategis. Informasi ini juga memberikan pengetahuan kepada masyarakat bagaimana cara membuat KTP sesuai dengan prosedur dan biaya pembuatan KTP ini juga harus diberitahukan bahwa pelayanan KTP dengan harga gratis atau Rp. 0.

      Informasi yang dikelola dengan baik maka dengan mudah masyarakat dapat mengetahui di banyak media jurnalistik. Informasi yang membutuhkan media sebagai cara publikasinya, maka dengan cara publikasi yang benar kepada masyarakat membuat masyarakat semakin mudah dan mengetahui apa yang dikerjakan pemerintah dan mempertanggungjawabkan programnya tersebut. Jadi sistem birokrasi yang diorganisasikan informasinya dapat mewujudkan pemerintahan yang baik atau GoodGoverment.