Lembaga Pengelolaan Dokumen Semi Publik dan Publik

Lembaga Pengelolaan Dokumen Semi Publik dan Publik  

A. Sejarah Munculnya Lembaga Dokumen
          Dalam perkembangan kegiatan simpan dan temu balik informasi, manusia sejak dahulu berusaha mendirikan lembaga yang mampu melakukan tugas tersebut. Lembaga itu ialah perpustakaan dan arsip. Disini perkembangan baru artinya penggunaan metode atau teknik baru dalam menangani dokumen disertai dengan penyempurnaannya. Akibat lebih lanjut ialah munculnya berbagai organinasi atau lembaga khusus yang bergerak dalam bidang informasi dengan fungsi yang berbeda-beda. Badan tersebut bergerak dalam bidang deskripsi isi, penyebaran informasi, ektraksi data, olah data, dan sejenisnya dengan tujuan memberikan jasa untuk pemakai dan kelompok tertentu. Badan yang bergerak dalam bidang tersebut dikenal dengan berbagai nama seperti pusat dokumentasi, pusat informasi, atau bank data.

B. Pengertian Lembaga Dokumen

   Lembaga dokumen adalah suatu badan, organisasi, kelompok, atau perhimpunan yang mengumpulkan, mengolah, memilah, dan memproses informasi dalam bentuk dokumen. Kemajuan di bidang ilmu teknologi telah menghasilkan cara menyimpan informasi secara hemat dan aman yang dilakukan di lembaga dokumen.

C. Lembaga Dokumen Semi Publik
         Lembaga dokumen semi publik adalah lembaga, badan atau kelompok yang mengatur dokumen atau berkas-berkas bukti kegiatan lembaga tersebut yang tidak bisa disebarluaskan secara bebas tetapi, hanya untuk orang-orang tertentu yang dapat mengetahuinya. Seperti orang yang berada dalam suatu organisasi atau dokumen ini dapat dipublikasikan secara terbatas. 
berikut ini beberapa lembaga dokumen semi publik:
1. Arsip Nasional
     Merupakan lembaga pemerintah yang berfungsi menerima, menyimpan, dan menyediakan bagi pemakai berbagai dokumen pemerintah tingkat pusat atau daerah, perusahaan umum, organisasi swasta serta dokumen perorangan. Dokumen ini hanya dapat digunakan oleh umum apabila telah melewati periode tertentu (biasanya 30 tahun) serta memenuhi persyaratan tertentu, misalnya pemakai harus jelas identitasnya.

2. Arsip Perusahaan

       Arsip perusahaan bertugas menyimpan dokumen intern dari perusahaan. Ketat tidaknya peraturan yang menyangkut pengoperasian dan pemanfaatan dokumen tergantung pada penting tidaknya organisasi yang bersangkutan dalam hal informasi. 

3. Museum

     Museum adalah lembaga yang diberikan kewenangan sebagai tempat penyimpanan, perawatan, pengamanan, dan pemanfaatan benda-benda bukti mati materiil hasil budaya manusia serta alam dan lingkungannya guna menunjang upaya perlindungan dan pelestarian kekayaan budaya bangsa( Pasal I PP No. 19 thn 1995).

4. Perpustakaan Khusus
          Beberapa perpustakaan khusus bergerak dalam bidang ilmu tertentu, dan pemakaiannya terbatas berdasarkan kategori tertentu. Pemakai khusus ini biasanya karyawan yang bernaung dibawah induk organisasi yang sama dengan perpustakaan khusus adakalanya pemakai luar berasal dari instansi pemerintah.

      5.Perpustakaan Organisasi atau Perusahaan 

               Sebenarnya termasuk jenis perpustakaan pribadi karena hanya melayani sekelompok kecil pemakai serta lazimnya sangat tertutup bagi orang luar.

      6. Unit Dokumentasi Kecil

               Diselenggarakan oleh seorang dokumentalis professional dengan bantuan satu atau dua staf. Hal demikian sudah lumrah. Mereka bekerja untuk berbagai lembaga organisasi, dan bagian dari organisasi tertentu (Misalnya, pada laboratorium lembaga penelitian), untuk melayani sekelompok ahli dan peneliti. Umumnya dokumntalis tidak leluasa melakukan kegiatannya.

      D. Lembaga Dokumen Publik

               Lembaga dokumen publik adalah lembaga, badan, organisasi atau kelompok yang mengelola dokumen yang dapat diakses untuk umum tanpa terkecuali dan dapat disebarluaskan secara bebas.

      Berikut adalah beberapa lembaga pengelolaan dokumen publik:

      1. Perpustakaan Nasional

               Perpustakaan nasional adalah perpustakaan yang berkedudukan di ibukota Negara, dengan fungsi utama sebagai lembaga yang menyimpan semua bahan pustaka yang terbit di Negara yang bersangkutan, baik karya cetak maupun maupun karya rekam. Selain itu, perpustakaan nasional juga bertugas mengumpulkan semua terbitan dari Negara lain tentang Negara tersebut: menyusun bibliografi nasional baik mutakhir dan menjadi pusat informasi Negara yang bersangkutan. 

      2. Perpustakaan Umum

               Perpustakaan umum adalah lembaga yang diselenggarakan oleh pemerintah atau pemerintah setempatTujuan perpustakaan umum untuk melayani masyarakat umum mulai dari anak-anak sampai dewasa dengan tanpa membedakan status sosialnya. Oleh karena itu, di perpustakaan umum disediakan berbagai subjek buku dan berbagai layanan yaitu mulai dari layanan anak, layanan remaja hingga layanan untuk orang dewasa. Yang termasuk perpustakaan umum adalah Badan Perpustakaan Provinsi yang ada di setiap Provinsi, Perpustakaan Mesjid, Perpustakaan Keliling, Perpustakaan Umun Kabupaten/ Kota, Perpustakaan Umum Kecamatan, Perpustakaan Desa, dan lain-lain.

     3. Perpustakaan Peminjaman Pusat

               Perpustakaan peminjaman pusat adalah perpustakaan umum yang menyediakan layanan peminjaman dokumen kepada daerah yang tidak memiliki perpustakaan. Untuk keperluan ini maka perpustakaan menyediakan koleksi dokumen yang cukup banyak, biasanya dua kali lipat lebih banyak dari biasanya.

     4. Perpustakaan Universitas

                Perpustakaan Universitas adalah perpustakaan yang berada di perguruan tinggi, badan bawahan maupun lembaga yang berafiliasi dengan perguruan tinggi tersebut.Tujuan utama penyelenggaraan perpustakaan ini adalah turut memperlancar dan menyukseskan fungsi perguruan tinggi yang bersangkutan yaitu tri darma perguruan tinggi (Pendidikan, Penelitian, Pengabdian pada masyarakat). Sesuai dengan surat keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan No. 0103/0/1981, perpustakaan perguruan tinggi berfungsi sebagai pusat kegiatan belajar mengajar, pusat penelitian dan pusat informasibagi pelaksanaan tri darma perguruan tinggi.

      5. Perpustakaan Sekolah

               Perpustakaan sekolah sebagai sumber belajar dan bagian integral dari sekolah bersama-sama dengan sumber belajar lainnya bertujuan mendukung proses kegiatan belajar mengajar demi tercapainya tujuan pendidikan sekolah bersangkutan.Koleksi perpustakaan sekolah dirancang sedemikian rupa agar mampu membentuk dan menunjang kurikulum sekolah serta menyediakan bacaan rekreasi bagi para siswa.